Gesündere Teams mit Core Protocols aufbauen
Kommunikation ist einer der größten Faktoren für die Produktivität eines Teams. Es zeigt sich, dass sie den Teamerfolg stärker beeinflusst als die individuelle Leistung der Teammitglieder [1]. 2013 hatte ich das Glück, in einem Workshop mit Jim McCarthy zu sein, wo ich Core Protocols kennenlernte und wie sie die Kommunikation eines Teams auf die nächste Stufe heben können. Seitdem höre ich nicht auf, erstaunt zu sein, wie mächtig dieses Werkzeug ist. Es brauchte jedoch ein paar Jahre Praxis, um das Potenzial voll zu verstehen – und hier ist warum.
Was sind Core Protocols im Kern?
Beginnen wir mit den Definitionen. Was ist überhaupt ein Protokoll? Das Collins Online Dictionary gibt beispielsweise mehrere Bedeutungen:
Liest man zwischen den Zeilen, lässt sich hinter allen vier eine gemeinsame Logik ableiten. Erstens: Zwei oder mehr Seiten nehmen an einem Austausch teil. Zweitens: Es gibt einen Regelkatalog. Dann gibt es typische Situationen, in denen der Austausch stattfindet. Schließlich vereinbaren die Seiten, die Regeln zu nutzen, während sie austauschen – in diesen typischen Situationen. Und genau das sind Core Protocols. Es ist ein Regelkatalog, den ein Team in der täglichen Kommunikation nutzt, um sie leichter und klarer zu machen. In der Praxis sind das Marker-Phrasen. Sagt jemand eine Marker-Phrase – ein Protokoll ist gestartet, und alle Teammitglieder sollen auf sehr spezifische Weise reagieren.
Hier ein Beispiel. Angenommen, Sie möchten Feedback erbitten. Das übliche Problem: Das Feedback, das Sie zurückbekommen, ist oft schlicht nutzlos. Und das ist nicht Absicht – die andere Person weiß einfach nicht, was Sie erwarten. Es gibt jedoch einen einfachen Weg, das zu verbessern. Nutzen Sie Perfection Game, eines der Core Protocols. Wie funktioniert es? Sie starten es mit „Would you perfect this thing for me?“ – und sagen genau, was zu perfektionieren ist – „My presentation today. Can you rate it on the scale of 1 to 10?“. Die andere Person erhält einen klaren Marker, dass Sie ein Perfection Game gestartet haben. Sie weiß bereits, wie sie folgen soll: Sie bewertet Ihre Präsentation auf einer Skala von 1 bis 10 und sagt, was ihr daran gefallen hat. Sie fügt auch ein paar Vorschläge hinzu, was Sie tun müssen, um daraus eine 10 zu machen. Sie haben gerade viel Zeit gespart und wertvolle – und actionable – Tipps erhalten.
Sind Core Protocols nur eine weitere Facilitation-Technik?
Einige der Protocols haben in der Agile-Community besondere Popularität gewonnen. Perfection Game scheint jedermanns Favorit zu sein und taucht in Blogs und Artikeln recht oft auf. Einige andere erhalten gelegentlich Aufmerksamkeit. Aber Core Protocols werden selten als Ganzes diskutiert.
Tatsächlich können viele von ihnen als reine Facilitation-Techniken genutzt werden – und das ist ein guter Startpunkt für ein unerfahrenes oder skeptisches Team. Es steckt jedoch weit mehr in Core Protocols. Core Protocols haben tiefere Ziele als nur, regelmäßige Meetings zu helfen. Die erwarteten Effekte umfassen[2]:
- Engere zwischenmenschliche Verbindung.
- Effizientere kollektive Entscheidungsfindung und die damit verbundene Verantwortungsverteilung.
- Besseres Team- und persönliches Alignment.
- Erreichen einer gemeinsamen Vision.
Ein Team, das Core Protocols systematisch anwendet, kann erwarten, seine Kommunikationsweise und letztlich seine Kultur fundamental zu verändern.
In welcher Weise sind Core Protocols mächtig?
Ich denke gern über Core Protocols als Weg nach, Menschen zu „vorzuprogrammieren“, auf gängige (möglicherweise unangenehme) Situationen gesünder zu reagieren. Was meine ich damit? Viele Kommunikationsprobleme entstehen durch unsere eigene Wahrnehmung. Emotionen werden nicht durch die äußeren Ereignisse verursacht, die tatsächlich passieren, sondern durch die eigenen Überzeugungen einer Person – besonders irrationale [3]. Mit Core Protocols können Sie den Schaltkreis umverdrahten, indem Sie ein Team vereinbaren lassen, wie es reagieren soll, wenn es eng wird.
Ein gutes Beispiel ist das Check-Out-Protokoll. Die Idee dahinter ist einfach. Jede Person darf jede Aktivität verlassen, wenn sie fühlt, dass sie nicht mehr teilnehmen kann. Gründe können unterschiedlich sein: keinen Mehrwert zur Aktivität beitragen, müde und am Einschlafen, zu emotional aufgeladen, um weiterzumachen, und so weiter. Einfach den Raum zu verlassen würde Menschen vor den Kopf stoßen, weil der Common Belief ist: das ist unhöflich. Besonders, wenn eine Person frustriert geht. Check Out bietet einen eleganten Ausweg. Es erlaubt einem Team zu vereinbaren: Jede Person hat das Recht, „I check out“ zu sagen und den Raum zu verlassen. Wenn das tatsächlich geschieht, weiß jeder, wie zu reagieren ist, und dass man die Person nicht beschuldigen oder ihre Gründe hinterfragen soll. Im Gegenzug verspricht die „Ausscheidende“, keinen Aufstand zu machen, und verpflichtet sich, dem Team so bald wie möglich wieder beizutreten. In gewisser Weise ersetzen Teammitglieder durch die Vereinbarung, Check Out zu nutzen, die traditionelle Überzeugung (es ist unhöflich) durch eine neue (es ist erwartet, so kommunizieren wir).
Eine weitere Sache, die Core Protocols so mächtig macht, ist, wie sie gestaltet sind. Jedes Protokoll ist sehr sorgfältig formuliert. Jede Phrase versucht, zu konstruktiven und konkreten Ergebnissen zu nudgen. Nehmen wir Decider und Resolution als Beispiel. Zusammen bilden sie einen einfachen Voting-Mechanismus. Es beginnt damit, dass eine Person einen Vorschlag macht, gefolgt von einer Einladung zum Abstimmen („one-two-three“). Die Abstimmenden können „Yes“, „No“ oder „Support It“ wählen (es gibt auch ein „Absolute No“, das im Wesentlichen ein Veto ist – lassen wir das vorerst). Der Vorschlag gilt, wenn es genug „Yes“ und keine „No“ gibt. Gibt es „No“, aber nicht zu viele, können sie mit Resolution aufgelöst werden. Die vorschlagende Person fragt die Gruppe „What can I do to get you in?“ Schauen Sie sich die Formulierung genau an. Sie lenkt die mögliche Antwort absichtlich auf das Vorschlagen einer Verbesserung oder Alternative. Sie lässt keinen Raum für Jammern oder zielloses Gerede. Vergleichen Sie das mit der Frage „Why didn't you like my proposal?“
Scheint, man braucht viel Self-Awareness. Ist das nicht zu schwer?
Wirkt zu mechanisch / zu touchy-feely. Was, wenn mein Team es nicht kauft?
Okay, aber was, wenn das Team die Idee von vornherein nicht kauft? Ich habe oft gehört, Core Protocols machten Kommunikation zu mechanisch. Ich habe auch Menschen gesehen, die sich nicht wohlfühlten, wie Core Protocols sie vor Teamkolleginnen und -kollegen öffnen ließen. Zuerst können Sie mit dem Diagramm oben die Protokolle an das Bereitschaftsniveau des Teams anpassen. Wenn Sie dennoch starken Widerstand erwarten: Sagen Sie ihnen einfach nicht, was es ist. Beginnen Sie, die Protokolle selbst zu nutzen, ohne sie zu erklären. Lassen Sie das Team durch Tun lernen. Sie dürfen die Formulierung sogar leicht ändern, damit es natürlicher und weniger protollartig klingt. Zum Beispiel können Sie zu jedem Meeting einchecken oder Decider fahren, ohne es anzukündigen. Wenn Sie sehen, dass das Team sich an ein Protokoll gewöhnt, erklären Sie und fügen ein weiteres hinzu. Hoffentlich können Sie nach einer Weile Core Protocols formal einführen. Aber selbst wenn nicht, sollte das kein Problem sein – Sie können so unbegrenzt undercover bleiben und trotzdem viel Wert holen.
Wann und wie ist der beste Start?
Core Protocols sind Teil meines Starter-Kits für neue Teams (mehr dazu in künftigen Posts), und ich denke, das ist die beste Zeit, Core Protocols einzuführen. Je früher sie starten, desto früher lernen sie. Auch sollte es einem Team angeblich helfen, die Storming-Phase schneller zu überwinden, weil sie offenere und konstruktivere Kommunikation haben. Nichts hindert Sie jedoch daran, auch in bestehenden Teams mit den Protokollen zu starten.
Ich führe Core Protocols gern in einer kurzen Session ein, meist 1,5 Stunden. Ich beginne damit zu erklären, was Core Protocols sind und wie das Team davon profitiert. Als Nächstes lasse ich das Team Core Commitments lesen – das ist die Grundlage der Core Protocols, eine Liste von Statements, irgendwie ähnlich dem Agile Manifesto, denen sich ein Team verpflichtet. Sobald das Commitment steht, gehen wir schnell über jedes Protokoll, und ich erkläre die Mechanik. Viele Protokolle können beim ersten Mal verwirrend sein, daher ist es entscheidend, Beispiele zu liefern. Am Ende fahre ich ein Decider-Voting, um die Vereinbarung zur Nutzung von Core Protocols zu holen. Stimmt das Team zu, können Sie loslegen. Bekommt die Idee keine volle Unterstützung, passe ich gemeinsam mit dem Team den Protokollsatz wie oben beschrieben an. Und natürlich ist es völlig in Ordnung, wenn das Team es ganz ablehnt. Es ist extrem wichtig, dass Core Protocols nur genutzt werden, wenn Motivation und Akzeptanz da sind.
Die nächsten Wochen lasse ich das Team durch Tun lernen und stelle sicher, dass sie genug Coaching in der Nutzung der Protokolle bekommen. Mir gefällt dieses Format, weil es in der Arbeitsumgebung oft nicht einfach ist, Zeit für ein volles Training freizuschneiden. Haben Sie jedoch die Möglichkeit für ein richtiges Training, gehen Sie immer für ein Training.