Agile Team Facilitation (ICP-ATF)

Eine gute Möglichkeit ist, die Teilnehmenden schon vor dem Meeting um Input zu bitten.

Dafür kann man einen kurzen Fragebogen, eine Umfrage oder ein vorbereitetes Template verwenden. Zum Beispiel mit folgenden Fragen:

• Was hat in letzter Zeit gut funktioniert?
• Wo gab es Schwierigkeiten oder Hindernisse?
• Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?

So bekommen alle die Möglichkeit, sich bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, ohne sofort vor der Gruppe antworten zu müssen.

Gleichzeitig kann sich der Facilitator einen ersten Überblick verschaffen, mögliche Themen erkennen und das Meeting entsprechend vorbereiten.

Eine weitere Möglichkeit ist, den Teilnehmenden konkrete Kategorien vorzugeben.

Beispielsweise kann man die Gruppe bitten, auf die letzten zwei Wochen oder den vergangenen Sprint zurückzublicken und Beobachtungen zu folgenden Bereichen zu sammeln:

• Zusammenarbeit im Team
• Prozesse und Arbeitsabläufe
• Kommunikation und Informationsfluss
• Qualität und Ergebnisse

Dabei bekommt jede Person die Aufgabe, mindestens einen Post-it pro Kategorie auszufüllen.

Es müssen nicht unbedingt Verbesserungsvorschläge sein. Auch positive Erfahrungen, Schwierigkeiten oder offene Fragen sind willkommen.

Die Kategorien helfen den Teilnehmenden, sich an konkrete Situationen zu erinnern und unterschiedliche Aspekte ihrer Zusammenarbeit zu betrachten.

Und wie funktioniert das online?

In digitalen Whiteboards wie Miro kann man bereits vor dem Meeting für jede Person einen eigenen Bereich vorbereiten. Unterschiedliche Post-it-Farben und eine klar definierte Mindestanzahl an Beiträgen helfen dabei, den Überblick zu behalten.

So sieht der Facilitator auch online, wer bereits etwas beigetragen hat und wer möglicherweise noch Unterstützung benötigt.

Bei sensiblen Themen sollte man allerdings darauf achten, dass Beiträge auch anonym abgegeben werden können.

Eine einfache und oft sehr wirkungsvolle Methode ist die Arbeit in Paaren oder kleinen Gruppen.

Wenn zwei Personen gemeinsam die Aufgabe bekommen, mindestens einen Beitrag für die anschließende Diskussion vorzubereiten, entsteht eine andere Dynamik.

Die Teilnehmenden motivieren und aktivieren sich gegenseitig. Häufig fällt es leichter, zunächst mit einer anderen Person ins Gespräch zu kommen, als direkt vor der gesamten Gruppe zu sprechen.

Außerdem entsteht eine gemeinsame Verantwortung für das Ergebnis. Während eine einzelne Person vielleicht sagt: „Mir fällt gerade nichts ein”, finden zwei Personen im Gespräch oft doch einen Punkt, den sie einbringen können.

Auch die Zusammensetzung der Paare kann eine Rolle spielen. Beispielsweise kann es hilfreich sein, eher skeptisch eingestellte Personen mit optimistischeren Teilnehmenden zusammenzubringen. So entstehen unterschiedliche Perspektiven und manchmal auch eine positivere Dynamik in der Gruppe.

Dabei geht es nicht darum, kritische Meinungen zu vermeiden. Im Gegenteil: Unterschiedliche Sichtweisen können helfen, neue Ideen zu entwickeln und festgefahrene Diskussionen wieder in Bewegung zu bringen.

Eine etwas strukturiertere Variante ist die Liberating Structure 1-2-4-All:

1. Jede Person denkt zunächst allein über die Fragestellung nach.
2. Anschließend tauschen sich jeweils zwei Personen aus.
3. Zwei Paare bilden eine Vierergruppe und entwickeln ihre Gedanken gemeinsam weiter.
4. Die wichtigsten Erkenntnisse werden anschließend mit der gesamten Gruppe geteilt.

Für kürzere Meetings reicht häufig schon die einfache Arbeit in Paaren. Wichtig ist, dass jedes Paar mindestens einen gemeinsamen Beitrag mitbringt.

Beide Varianten funktionieren sowohl vor Ort als auch online mit Breakout-Räumen.

Manchmal liegt das Problem gar nicht an der Gruppe, sondern an der Frage selbst.

„Was können wir verbessern?” klingt zunächst einfach, ist aber ziemlich allgemein.

Oft hilft es, konkreter zu werden und die Teilnehmenden aus unterschiedlichen Perspektiven auf ihre Arbeit schauen zu lassen.

Zum Beispiel:

• Was hat uns in den letzten Wochen unnötig Zeit gekostet?
• Welche Aufgabe würden wir gerne vereinfachen?
• Was sollten wir unbedingt beibehalten?
• Wenn wir nur eine Sache verändern könnten, welche wäre das?

Manchmal hilft auch ein Perspektivwechsel: Was würde einem neuen Teammitglied an unserer Arbeitsweise auffallen?

Wichtig ist außerdem, nicht nur nach Problemen zu suchen. Auch Dinge, die bereits gut funktionieren, können wertvolle Erkenntnisse liefern und sollten bewusst angesprochen werden.

Wenn eine Gruppe auch nach mehreren Versuchen kaum Beiträge liefert, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Vielleicht ist den Teilnehmenden nicht klar, warum das Meeting stattfindet. Vielleicht haben sie bereits mehrfach Verbesserungsvorschläge eingebracht, ohne dass sich danach etwas verändert hat.

Oder es fehlt einfach das Vertrauen, kritische Themen offen anzusprechen.

In solchen Fällen helfen zusätzliche Post-its oder neue Moderationstechniken allein meistens nicht weiter.

Dann sollte man gemeinsam mit der Gruppe herausfinden, was eine offene Diskussion verhindert und was sich ändern müsste, damit sich wieder mehr Menschen beteiligen.

Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Post-its zu sammeln. Entscheidend ist, dass eine sinnvolle Diskussion entsteht, aus der konkrete Erkenntnisse und Verbesserungen hervorgehen.

AgileLAB unterstützt Scrum Master, Agile Coaches, Führungskräfte und Teams dabei, Retrospektiven, Workshops und Meetings wirksam zu gestalten.

In unseren praxisorientierten Trainings lernen die Teilnehmenden verschiedene Facilitation-Techniken kennen und üben, wie sie Gruppen aktivieren, Diskussionen strukturieren und gemeinsam mit den Beteiligten konkrete Ergebnisse erarbeiten können.

Weiterführende Informationen:

• Agile Team Facilitation (ICP-ATF)
• Agile Coaching (ICP-ACC)
• Workshops und Team Coaching

Oft möglich, siehe Fördern-Seite.

Am Termin. DE-Gruppen zuerst im Kalender, wo vorhanden.