Agreement Builder — der typischste Agile-Workshop überhaupt

Lassen Sie mich raten: Sie machen Listen. Viele Listen. Nicht die „Einkaufen-nicht-vergessen“-Art. Die, die Sie gemeinsam mit Ihrem Team erstellen. Denken Sie an: Definition of Done, Team-Grundregeln, Coding Standards, etwas Exotischeres wie ein Delegation Board – Sie nennen es. Das sind im Kern alles Listen. (OK, das letzte ist eine Matrix, aber für unseren Zweck ist es praktisch, sie als Liste zu behandeln.)

In der Agile-Welt sind Entscheidungen aus Gruppendiskussionen recht üblich. Schließlich ist das Face-to-Face-Gespräch die wirksamste Methode, Information zu vermitteln [1]. Oft ist das Ergebnis dieser Diskussionen eine Liste. Das ist jedoch nur die Form, nicht das Ziel. Das Ziel ist, eine schriftliche Vereinbarung zu bauen. Aus meiner Praxis habe ich eine Workshop-Struktur entwickelt, die ein Team wirksam zu diesem Ziel führt. Ich nenne sie Agreement Builder.

Vorbereitung

Bevor wir in die Workshop-Struktur gehen, ist die Vorbereitung wichtig. Sprechen Sie mit der ganzen Gruppe oder bei Bedarf mit jeder teilnehmenden Person. Richten Sie gemeinsam aus, warum Sie den Workshop machen – den Purpose – und was die Gruppe am Ende erreichen will – das Goal. Zum Beispiel könnte der Purpose sein, die Kommunikation im Team zu verbessern, und das Goal – ein Set an Ground Rules.

Stage 1. Set the Stage
Dieser Teil ist recht einfach. Wiederholen Sie Purpose und Goal der Session. Erklären Sie die Facilitation-Techniken, die Sie nutzen werden. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Stage 2. Generate Ideas
Empfohlene Techniken: Kleingruppendiskussionen, individuelles Schreiben, Round-Robin, Stacking oder 1–2–4-All.

In dieser Phase geht es darum, die Basis für die resultierende Liste zu erzeugen. Jede Ideengenerierungs-Technik funktioniert hier; ich timeboxe diesen Teil meist auf 7 Minuten. Meine bevorzugte Technik sind Kleingruppendiskussionen – teilen Sie die Gruppe in Paare oder Trios und lassen Sie sie diskutieren. Alternativen sind Stacking (Teilnehmende sprechen nacheinander in einer vom Facilitator vorgegebenen Reihenfolge [4]) oder 1–2–4-All aus Liberating Structures. Erlaubt die Umgebung keine Breakouts, z. B. in einem Online-Meeting ohne passendes Tooling, kann individuelles Schreiben eine Option sein. Ergebnis: eine Menge Stickies mit verschiedenen Ideen.

Während Generate Ideas ist es entscheidend, mit der richtigen Frage zu starten (wenn Sie Liberating-Structures-Fan sind, denken Sie an Structuring Invitation). Eine gut formulierte Frage löst relevante und durchdachte Ideen aus. Eine unklare Frage verwirrt nur. Drücken Sie klar aus, welches Outcome Sie von der Gruppe erwarten. Seien Sie kreativ und inspirierend. Helfen Sie der Gruppe, sich auf ihre Antworten einzulassen und den Fokus auf die Vereinbarung zu richten – das Ziel der Session. Hier ein paar Beispiele guter Fragen:

• Für einen Definition-of-Done-Workshop: „Welche Eigenschaften sollte ein Backlog-Item haben, damit Sie, wenn Sie es ansehen, ehrlich sagen können, dass es ‚done‘ ist?“
• Für eine Team-Ground-Rules-Session: „Was sind die grundlegendsten Vereinbarungen, die Sie als Team brauchen, um produktiv zu bleiben und ein gesundes Klima zu halten?“
• Für eine Diskussion über Team-Qualitätsstandards: „Was sind die Coding Standards, die absolut notwendig sind, um Ihren Quellcode auf einem Qualitätsniveau zu halten, auf das Sie stolz sein werden?“

Stage 3. Group and Prioritize
Empfohlene Techniken: Gruppieren; Dot-Voting.

Bis hierher hat die Gruppe viele Ideen erzeugt. Stellen Sie sicher, dass jede teilnehmende Person sie gut versteht. Bitten Sie die Teilnehmenden, ihre Ideen laut vorzulesen, und ermutigen Sie die Gruppe zu Klärungsfragen. Die offensichtlichsten Ideen können übersprungen werden. Scheuen Sie sich nicht, selbst Fragen zu stellen, wenn Sie vermuten, dass etwas der Gruppe unklar sein könnte. Währenddessen clustern Sie ähnliche Ideen. Das ist wichtig für den nächsten Schritt, wenn die Gruppe priorisieren wird.

Weil die Session timeboxed ist, bekommen nicht alle Ideen ihren Anteil an Aufmerksamkeit. Als Facilitator wollen Sie, dass die Gruppe mitnimmt, was für sie wertvoll ist – stellen Sie also sicher, dass die wichtigsten Ideen zuerst diskutiert werden. Bitten Sie die Gruppe zu priorisieren.

Ein beliebter Weg ist Dot-Voting, aber die Gruppe muss wissen, wofür sie stimmt. Wie bei Generate Ideas macht die richtige Frage einen großen Unterschied. Ich frage gern: „Was sind die wichtigsten Ideen, die heute unbedingt diskutiert werden müssen, sonst schadet es dem Team morgen?“ Dann geben Sie jeder Person drei Dots und bitten sie, sie auf beliebig viele Stickies zu verteilen. Ist die Ideenliste extrem groß, erhöhen Sie die Dot-Zahl auf fünf. Sie können alle Dots auf denselben Sticky setzen oder in beliebiger Proportion über Stickies verteilen. [5] Cluster von Stickies zählen im Voting als eine Idee.

Sobald die Gruppe fertig abgestimmt hat, sortieren Sie die Stickies nach Dot-Anzahl. Diskutieren Sie die sortierten Ideen beginnend mit denen mit den meisten Dots.

Stage 4. Discuss and Agree
Empfohlene Techniken: offene Diskussion; Decider, Roman Voting oder Fist of Five.

Die Idee hinter dieser Stage ist einfach, die Ausführung schwer. Jede Idee muss von der Gruppe diskutiert werden. Hier treten sie unweigerlich in die Groan Zone [6]. Das Gespräch kann und wird wahrscheinlich emotional, Meinungen kollidieren. Dauert die Diskussion zu einem Thema zu lange, splitten Sie es in kleinere Items. Erwarten Sie auch, dass die Gruppe völlig neue Ideen einbringt. Prüfen Sie in beiden Fällen mit ihnen, ob sie neue Items sofort diskutieren oder ans Ende der Liste setzen wollen. Wundern Sie sich nicht, wenn die Gruppe manche Ideen ganz fallen lassen will. Folgen Sie dann ihrer Agenda.

Nachdem eine Idee diskutiert wurde, muss die Gruppe vereinbaren, ob sie in die resultierende Liste soll oder nicht. Mein Lieblingsweg ist Decider aus den Core Protocols. Decider zielt by Design auf Konsens (eine Entscheidung gilt nur, wenn die gesamte Gruppe sie unterstützt und niemand widerspricht [7]).

Andere Optionen sind Roman Voting oder Fist of Five. In beiden Fällen können Sie auf Konsens gehen oder die absolute Mehrheit siegen lassen. Widerstehen Sie der Versuchung, über offene Diskussion zu entscheiden. Obwohl manchmal wertvoll, riskieren Sie hier, die Diskussion zu ziehen und nie zum Outcome zu kommen.

Stage 5. Close the Workshop
Beginnen Sie etwa 10 Minuten vor Ende mit dem Schließen der Session. Fassen Sie die Outcomes zusammen – welche Ideen die Gruppe akzeptiert hat.

Hier ein paar Punkte, die in der Closing-Stage diskutiert werden können:

• Entscheiden Sie, was mit den verbleibenden Items geschehen soll. Die Gruppe ist vielleicht froh, sie fallen zu lassen – besonders jene, für die in der Priorisierungsphase niemand gestimmt hat. Wahrscheinlich sind sie nicht wichtig genug und können sicher fallen gelassen werden.
• Entscheidet die Gruppe, die verbleibenden Items weiter zu diskutieren, vereinbaren Sie, wann eine Follow-up-Session stattfindet.
• Halten Sie fest, wo Sie die Outcomes dokumentieren. Eine gute Idee ist, die resultierende Vereinbarung auf einem Information (Visual) Radiator zu platzieren. Eine Alternative könnte eine Wiki-Seite sein, obwohl sie nicht bevorzugt ist. Wiki ist nicht so zugänglich oder visuell wie ein Poster an der Wand.
• Manchmal entstehen während Discuss and Agree Action Items. Stellen Sie sicher, dass auch diese erfasst werden und jemand sie übernimmt. Gibt es keine Freiwilligen, machen Sie sich keine Sorgen. Wahrscheinlich sind sie nicht wichtig genug und können sicher fallen gelassen werden

Follow-up

Sobald die Session vorbei ist, sammeln Sie alle Notizen und Dokumente der Gruppe und mailen Sie sie. Helfen Sie der Gruppe bei Bedarf, Visual Radiators zu erstellen und Action Items zu registrieren.

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